Introducción a la descripción de puestos y definición de perfiles.

Introducción

En nuestra experiencia hemos visto que suele confundirse los conceptos de descripción de puesto y definición de perfiles. Sin embargo, la descripción de puestos se refiere a la narrativa del proceso de trabajo de dicho puesto, así como los requerimientos para su ejercicio y que, invariablemente, va a determinar el perfil de la persona que ocupa o va a ocupar dicho puesto.

Entonces la definición del perfil se refiere a los elementos característicos de la persona ideal en cuanto a sus competencias, conocimientos, valores, comportamientos e inclusive características demográficas que promuevan una mayor probabilidad de éxito en el ejercicio del puesto. 

Con lo anterior, queda claro que la definición del perfil idóneo está determinada por la descripción del puesto.

¿Cómo se determina la descripción de puestos y la definición de perfiles?

Bien, la descripción de un puesto de una organización que ya está en funcionamiento, no se determina en una junta o llenando un formato, ni debe ser resultado de una observación subjetiva o una lluvia de ideas durante una sesión de trabajo. La descripción del puesto está determinada por el proceso de trabajo, aunque este no siempre esté formalizado en un documento o sea producto de un proceso de planeación o evaluación.

Cuando el puesto de trabajo es de nueva creación entonces está determinado por las necesidades estratégicas u organizacionales de la empresa y deberá actualizarse a la realidad operativa resultante.

Para determinar la descripción del puesto, entonces, hay que: 

1-hacer una investigación detallando dicho proceso de trabajo, pues esto nos dará evidencia de las actividades, herramientas, clientes internos, externos, inclusive riesgos y competencias requeridas para el ejercicio del puesto, por mencionar algunas.

2-Una vez teniendo esto la definición del perfil para dicho puesto debe estar subordino a la descripción de puesto y debe considerar cuales son las cualidades, habilidades, conocimientos y comportamientos más adecuados que se esperan de una persona al asumir dicho puesto.

3-No obstante, también se deben considerar aspectos demográficos, sociales e inclusive culturales si el puesto lo amerita. Esto ultimo a menudo está establecido por la experiencia que han tenido las empresas con las personas que han ocupado dicho puesto, o puestos similares.

Riesgos de una mala descripción de puesto y definición de perfiles

Definir un puesto sin tomar en cuenta lo anterior, puede suponer una incompatibilidad entre el resultado de la descripción y la realidad operativa, lo que se traduce en evaluaciones poco precisas, resultados distintos a los esperados. Por mencionar algunos riesgos: 

      • Procesos de contratación con perfiles no coherentes con las necesidades operativas.
      • Mayor rotación.
      • Falta de identidad por parte de los colaboradores, lo que se traduce en falta de compromiso.
      • Mayor tiempo en que los colaboradores alcanzan el 100 por ciento de su capacidad operativa. 
      • Menor control en la resolución de conflictos.
      • Poca efectividad en capacitaciones y desarrollo.
      • Mayor probabilidad de error en los procesos de evaluación. 
      • Compensaciones o salarios mal calculados.
      • Ejecución de proyectos y estrategias ineficientes o poco efectivas.

A mayor complejidad en nuestros proceso internos, la administración estratégica se vuelve cada vez más esencial cuando se trata de optimizar los procesos y garantizar un capital humano productivo, comprometido y leal con la empresa.

Los principales riesgos cuando no se cuenta con estos elementos, tan necesarios en la administración de personal, son producto de un inadecuado o inexistente proceso de descripción, se traducen en la falta de control de la operación,  decisiones poco efectivas, conflictos organizacionales, y una perdida en la capacidad productiva. 

¿Cómo saber en que momento es necesario revisar, actualizar o realizar la descripción de puestos? 

En el momento en que los procesos de reclutamiento son menos eficientes, cuando las personas tienen dificultades en adaptarse a sus puestos o estos son abandonados en poco tiempo. 

Cuando hay un aumento en la rotación, aunque este puede ser un síntoma de otras circunstancias como el liderazgo, condiciones laborales poco competitivas, conflictos organizacionales, pueden tener un origen directo en la incompatibilidad de los perfiles que poseen las personas con los requeridos para los puestos. Sin embargo, para resolver los problemas antes mencionados también es necesario contar con una adecuada definición en los puestos y perfiles. 

Cuando hay una caída o estancamiento en la productividad de la empresa, pues esto puede significar que los contextos internos o externos han cambiado y la empresa no ha logrado adaptarse a ellos, ya sea por el crecimiento de la empresa, cambios sociales, o en el mercado. Entonces habrá que revisar si la descripción de los puestos se adecua a la nueva realidad organizacional. 

Cuando se desea certificarse en alguna norma de procesos o calidad, pues no necesariamente las exigencias de dichas normas, que en opciones son necesarias si se quiere acceder a nuevos mercados, son compatibles con las condiciones actuales de la empresa. Por ello es importante ver en dónde estamos parados y que distancia hay al punto al que queremos llegar, antes de desarrollar un plan de transformación organizacional efectivo. 

Si se desea replicar, franquiciar o expandir la empresa, pues aquí la descripción de puesto procura una institucionalización y un estándar base para tales proyectos.  

En el caso en que se desee contar con programas de desarrollo efectivos, planes de carrera a largo plazo, evaluaciones precisas,  compensación justas, planes de sucesión efectivos, por mencionar algunos.  

O simplemente si se desea ser mejor en términos productivos, pues la actualización de la descripción de puestos y perfiles es inherente a una buena estrategia para optimizar la productividad. 

Es preciso aclarar que existen muchos más motivos, pero aquí presentamos los mas comunes con los que nos hemos encontrado. 

Conclusión

Una buena descripción de puesto está determinada por un adecuado mapeo en los procesos de trabajo.

Una definición de perfil con alta probabilidad de éxito está determinada por la descripción del puesto y las necesidades organizacionales.

El riesgo que conlleva no contar con descripción de puestos y perfiles está ligada a la falta de control en la resolución de problemas u ejecución de proyectos. 

La actualización o construcción de descripción de puestos y perfiles es un tema de alta importancia estratégica, que muchas veces no recibe la atención que se merece, pero es fundamental en los escenarios planteados en este artículo. 

Autor

Mtro. Alejandro González, Consultor Senior en Planeación Estratégica y Desarrollo Organizacional.

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