Si bien nuestra condición humana nos vuelve propensos a las fallas, cometer errores de nómina conlleva implicaciones serias y, en el mejor de los casos, molestas.

Administrar y elaborar una nómina requiere una amplia experiencia en las leyes tales como Ley Federal del Trabajo, Ley del Seguro Social, Ley del INFONAVIT, Ley del INFONACOT, Ley del Impuesto sobre la Renta, entre otras.

Con el fin de que prevengas cualquier inconveniente para tu organización, es necesario que conozcas los principales riesgos de llevar una gestión deficiente.

¿Cuáles son los problemas más comunes que suceden en la gestión de nóminas?

1. Falta de actualización en las leyes.

Esto puede suceder tanto en el sistema de cálculo que se utiliza como de la gente que está a cargo de su gestión, lo cual incluso puede llevarte a repetir el mismo error por meses o años, ocasionando multas y sanciones millonarias.

2. Desorden por falta de planeación.

Las últimas reformas en el timbrado te obligan a tener tus nominas bien organizadas y al día, pues debes cumplir con cierto tiempo para el envío del timbrado y si hay algún error, corregirlo al momento, de lo contrario si las conciliaciones que hace el SAT del timbrado vs lo pagado no cuadran, tendrás que aclarar las diferencias.  

3. Omisiones, descuentos o retenciones incompletas y/o fuera de tiempo.

Al igual que en el punto anterior las omisiones o pagos fuera de tiempo, te pueden llevar a la necesidad de hacer aclaraciones ante el SAT, IMSS o INFONAVIT y tener que pagar impuestos retroactivos, e incluso, cuando los errores de nómina se cometen repetidamente, el SAT tiene la facultad de auditar a consciencia cada uno de los movimientos de la empresa.

4. Omisiones en retenciones.

Estas pueden ser como Pensiones alimenticias o descuentos de Fonacot, entre otras. En algunas ocasiones, aunque el colaborador de tu empresa sea el responsable de sus deudas o demandas, la autoridad obliga al Patrón a responder en nombre del empleado.

5. Falta de seguimiento.

No dar seguimiento a la actualización de la información de los colaboradores y a las condiciones y prestaciones pactadas en su contratación.

6. Confidencialidad.

 La información contenida en la plataforma solo debe ser conocida por las personas que necesitan conocerla y que han sido autorizadas para ello.

Este principio asegura que la información no vaya a ser divulgada de manera intencionada, y por consiguiente, evita tener problemas de fuga de información que pudieran derivar en sanciones. Además, las personas a cargo de la gestión de la nómina deben contar con una formación ética sólida, ya que manejarán información sensible y confidencial.

Es por ello, que surge la necesidad de contar con procesos bien establecidos, manuales y planes de cumplimiento de objetivos para evitar errores y posibles multas por parte de la autoridad.

Además de los puntos anteriores, se requieren perfiles especializados. Dentro del mundo de los ingresos y deducciones, la persona a cargo, tiene que estar calificada para entender la relación que existe entre el trabajador, el patrón y las autoridades.

Así es como para las empresas, se vuelve una ventaja contratar los servicios de maquila de nómina y contar con la tranquilidad de que un proveedor experto en la materia realice este proceso, pues ahorran y, a la vez, aseguran el correcto funcionamiento de todos los procesos de nómina.